Haagsche bluf?

Op vrijdagmiddag ging mijn telefoon. Hoi Robert, kunnen we jullie planningstool inzetten om onze boosterprikken te laten inplannen voor 1200 zorgmedewerkers? Moet wel in 3 dagen LIVE zijn! Kan dat?

Voor onze IT trajecten maken we gebruik van een ‘awesome’ planningspakket draaiend als een SaaS oplossing. Hiermee maken we onze overall planningen voor pakweg 500-2500 medewerkers om hun laptop, mobile of iPad te komen omruilen, her-installeren of nieuw te ontvangen.

Onze ‘end-to-end’ oplossing scheelt elke zorgorganisatie veel uitzoekwerk, onnodig tijd, extra HR of IT menskracht en natuurlijk budget. Daarnaast hoef je geen brieven meer op te stellen, te versturen en 1200 postzegels af te tikken.

Fase 1 THINK (Dinsdag 29 Nov)

Ja, Robert dit ziet er absoluut veelbelovend uit. Afgelopen vrijdag hadden wij, als boosterteam, geen idee hoe we dit gingen oplossen. Dus akkoord op jullie voorstel. Drie dagen hé? Ja, max. 3 dagen, zeg ik. Aansluitend de technische  voorbereidingen gedaan. Want er is geen tijd te verliezen! Om 10:00 een Teams-call genaamd ‘operatie boosterprik‘.

In deze fase THINK is het vooral doorvragen en begrijpen wat ze precies willen. O.a. 1200 zorgmedewerkers; 13 ‘prik’dagen met variabele tijdslots; elk 15 minuten; max 8 pp / per tijdslot; ‘prikken’ op 4 locaties in Den Haag; duidelijke instructies bij het inplannen; e-mail bevestiging; zelf verplaatsen van de afspraak of annuleren. Zou dat allemaal kunnen?

De rest van mijn dag gaat op aan nadenken, schetsen en de eerste demo opbouwen. Om 16:00 weer een Teams meeting om mijn tussenresultaten te laten zien. De specificaties verder aanscherpen met elkaar en de workflow ‘operatie boosterprik’ aftikken.

Fase 2 RETHINK (Wo 30 Nov)

We komen nu goed op stoom met het -100% remote- team. Met 5 personen vormen we een Designteam. Vullen onze communicatiekanalen aan met een WhatsApp groep. Ik maak een whiteboard aan binnen onze Miro omgeving. Hierop staat de workflow en de teksten uitgewerkt. De ‘booster’ochtend verloopt verder goed, er zijn geen blocking issues.

Om 14:00 begint de testgroep al te werken met de Boostervaccinatie planner. Niks geen uitleg maar gewoon kijken waarmee ze terugkomen. Testen doen we met testcasussen inclusief te verwachten uitkomsten. Binnen 2 uur zijn de resultaten binnen. Chapeau! Eén issue gevonden want we boeken op 20 dec en 20 dec op twee verschillende locaties. Aaiii, dat bijt elkaar in de centrale agenda. Oplossing is snel gevonden. Extra licenties en de creditcard van de bestuurder. Wat een samenwerking en vertrouwen in elkaar!

Tijdens het inplannen van de afspraak worden al de benodigde ‘prik’gegevens verzameld. Nee, geen BSN nummers. Digiveilig werken, toch? Moe maar zeker voldaan sluiten we met elkaar dag 2 af.

Fase 3 DONE (Do 01 dec)

Mogen wij wat van jullie teksten vinden als afdeling communicatie? Zeker, kom maar op. En breng dat dan gelijk in lijn met de uitnodigingsbrief, interne website, ONS/Connect en de e-mail instructies. Stress begint toe te slaan, intern, want dit is de laatste dag van de strakke planning.

Ja, we hebben ook extra e-mail adressen nodig. Officieel aanvragen en kijken of dat mogelijk is vandaag. Perfect, binnen 45 min geregeld door hun IT-afdeling. Nu kan ik het ‘booster’event kopiëren en de 4 locaties gereed maken voor de live-gang.

Om 13:00 ben ik klaar voor de 2de ‘massale’ testrun. Wederom gaan 20 medewerkers aan de slag. Nog wat laatste puntjes op de -i-. En dan zijn we klaar.

Whauw, het is pas 15:00. Het ons gelukt! Intern gaat men verder met het communicatieplan. Ik neem even afstand de rest van de middag.

We zijn live ! (vr 02 dec)

Vanochtend de laatste Teams meeting. Nogmaals alles doornemen met elkaar. Klopt, de uitnodingingsbrief? Zijn de links juist? Is de test-data verwijderd? Wanneer is elke locatie geopend? Zijn de adressen juist? Etc.etc. Checked! Volgens ons Designteam is het klaar! Dus een GO van het boosterteam. Niks geen Haagsche bluf maar hun droom is werkelijkheid geworden. 

In de periode van 13 t/m 23 dec zijn de 1200 zorgmedewerkers welkom om hun boostervaccinatie te komen zetten.

Wat een gave samenwerking in deze 3 dagen. Spontaan roept de opdrachtgever wij waarderen dit met het cijfer …..